Når du planlægger et event – uanset om det er en konference, et bryllup eller en firmafest – er sikkerheden i lokalet en af de vigtigste faktorer at tage stilling til. Et smukt lokale og god mad betyder ikke meget, hvis gæsterne ikke kan føle sig trygge. Derfor er det afgørende at vurdere sikkerhedsforholdene grundigt, inden du underskriver lejekontrakten. Her får du en guide til, hvordan du gør det.

Kend lovkravene – og spørg ind til dem

Alle eventlokaler skal leve op til en række sikkerhedskrav, som afhænger af lokalets størrelse, anvendelse og antal gæster. Det gælder blandt andet krav til flugtveje, brandslukningsudstyr og nødudgange.

Når du besøger et lokale, så spørg udlejeren eller arrangøren om følgende:

• Er der en gyldig brandgodkendelse fra kommunen?
• Hvor mange personer er lokalet godkendt til?
• Er der tydeligt markerede flugtveje og nødudgange?
• Findes der brandslukkere og brandtæpper, og ved personalet, hvordan de bruges?

Et seriøst eventsted vil kunne dokumentere alle disse forhold og svare klart på dine spørgsmål. Hvis du mødes med tøven eller uklare svar, bør du overveje et andet lokale.

Tjek flugtveje og nødudgange

Flugtveje er afgørende i tilfælde af brand eller anden nødsituation. De skal være lette at finde, fri for forhindringer og tydeligt markeret med grønne skilte.

Gå en runde i lokalet og se efter:

• Om nødudgangene er ulåste og kan åbnes indefra uden nøgle.
• Om gangarealer og trapper er fri for møbler, dekorationer eller udstyr.
• Om der er nødlys, der automatisk tænder ved strømafbrydelse.

Hvis du planlægger at opstille scene, borde eller udstillinger, skal du sikre, at de ikke blokerer flugtvejene. Det er dit ansvar som arrangør at sørge for, at gæsterne kan komme hurtigt og sikkert ud.

Brandsikkerhed og elinstallationer

Brandfare er en af de største risici ved events. Derfor bør du altid tjekke, hvordan lokalet håndterer brandforebyggelse.

Spørg ind til:

• Om der er røgalarmer og brandalarmer, der fungerer.
• Hvor brandslukkere og brandtæpper er placeret.
• Om elinstallationer og forlængerledninger er godkendte og i god stand.

Hvis du selv medbringer udstyr – fx lyd, lys eller cateringapparater – skal du sikre, at det er korrekt tilsluttet og ikke overbelaster strømnettet. Overophedede kabler og for mange stikdåser er en klassisk årsag til brand.

Læs også:

Temafester og konceptuelle events – skab oplevelser, der huskes

Konferencer

Temafester og konceptuelle events skaber rammerne for oplevelser, der huskes. Få inspiration til, hvordan du vælger det rette tema, skaber en helhedsoplevelse og inddrager gæsterne, så dit arrangement skiller sig ud og efterlader et varigt indtryk.

Planlæg dit event digitalt: Effektive værktøjer der gør processen lettere

Konferencer

Uanset om du planlægger en konference, festival eller firmafest, kan digitale værktøjer hjælpe dig med at holde styr på alt fra budget og kommunikation til billetsalg og evaluering. Få inspiration til, hvordan du kan optimere hele processen og skabe et vellykket event fra start til slut.

Sanser og følelser i spil: Sådan skaber du et engagerende erhvervsevent

Konferencer

Et vellykket erhvervsevent handler om mere end program og planlægning – det handler om at skabe en oplevelse, der engagerer deltagerne på et dybere niveau. Få inspiration til, hvordan du med sanser, fortælling og nærvær kan forvandle dit event fra informativt til inspirerende.

Sikkerhed først: Sådan vurderer du sikkerhedsforholdene i eventlokalet

Konferencer

Et vellykket event handler ikke kun om stemning og service – det handler også om tryghed. Få praktiske råd til, hvordan du vurderer sikkerhedsforholdene i dit eventlokale, så både gæster og arrangører kan føle sig sikre fra start til slut.

Førstehjælp og beredskab

Selv med gode forhold kan uheld ske. Derfor er det vigtigt, at der findes en plan for førstehjælp og evakuering.

Tjek, om der:

• Er førstehjælpskasse og eventuelt hjertestarter på stedet.
• Findes personale med førstehjælpskursus.
• Er en evakueringsplan, som du og dit team kender.

Hvis du afholder et større event, kan det være en god idé at udpege en sikkerhedsansvarlig blandt dit personale, som har overblik over nødprocedurerne.

Tilgængelighed og tryghed for alle gæster

Sikkerhed handler ikke kun om brand og ulykker, men også om at alle gæster kan bevæge sig trygt og frit.

Overvej:

• Er der ramper eller elevatorer til gæster med gangbesvær?
• Er belysningen tilstrækkelig, både inde og ude?
• Er der vagter eller personale til stede, hvis arrangementet varer til sent?

Et trygt miljø skaber ro – både for dig som arrangør og for gæsterne, der skal nyde oplevelsen.

Gennemgå sikkerheden på dagen

Selv det bedst planlagte event kræver et sidste sikkerhedstjek. Gå lokalet igennem på dagen, inden gæsterne ankommer:

• Sørg for, at flugtveje er frie.
• Tjek, at brandslukkere og nødudgange er synlige.
• Giv en kort sikkerhedsbriefing til personale og frivillige.

Et par minutters gennemgang kan gøre en stor forskel, hvis noget uventet skulle ske.

Sikkerhed som en del af oplevelsen

Når sikkerheden er i orden, kan du og dine gæster slappe af og fokusere på det, eventet handler om. En tryg ramme skaber overskud, og det mærkes i stemningen.

At prioritere sikkerhed er ikke et udtryk for bekymring – det er et tegn på professionalisme. Og det er netop det, der adskiller et godt event fra et uforglemmeligt et.